Aankomende Events

Zaterdag 1 en zondag 2 oktober 2011

Wedstrijd Organisatie Victorie

EINDHOVEN - Zaterdag 1 en zondag 2 oktober vond het 17e Open Elhatri Karatetoernooi plaats in Sporthal de Achtse Barrier. Een vuurdoop voor de grotendeels ververste Wedstrijd Organisatie Commissie. Bovendien werkte Budosporten Elhatri voor het eerst met een geheel nieuw en “custom made” computerprogramma voor wedstrijden.

Voorbereiden

Maanden van tevoren werd aangevangen met de voorbereidingen van het toernooi. Auspiciën aanvragen bij de Karate-do Bond Nederland. Uitnodigingen maken en versturen naar de clubs. Het toernooi aankondigen via allerhande media. Een computerprogramma ontwikkelen en testen. Scheidsrechters, ehbo-ers en vrijwilligers uitnodigen. Deelnemerinschrijvingen verzamelen, ordenen, controleren en indelen. Toernooiboekje , entreekaartjes en oorkondes ontwerpen en laten uitvoeren. De natjes en droogjes voor een indrukwekkend team vrijwilligers inkopen. Zorgen dat alle materialen op de juiste plaats op de juiste tijd aankomen.

Last minute

Ook al is de voorbereiding grondig betekent het nog niet dat het werk zich niet kan ophopen. Tachtig procent van de inschrijvingen kwam op de uiterste inschrijfdatum binnen. Bovendien werden er na die datum ook nog wijzigingen doorgegeven. Sommige wijzigingen waren vrij extreem. Zo veranderden jeugdige deelnemers van geslacht, 5 deelnemers wisselden onderling van geboortedatum en een deelnemer was blijkbaar vlak voor de uiterste wijzigingsdatum 11 kilo aangekomen.

Door een foutje in de opgegeven geboortedatum leek de jongste deelnemer enkele weken oud te zijn. Maar in werkelijkheid was de jongste deelnemer 6 jaar, 4 maanden en 4 dagen oud. De oudste was 59 jaar en (bijna) 3 maanden jong.

Op vrijdagavond werd de zaal opgebouwd. Matten werden gepuzzeld, het podium-bouwpakket in elkaar gezet en alle toebehoren op de juiste plaats gesjouwd. Het evenwicht van de samenstelling van het “opbouw-team” is elk jaar een fragiele balans tussen veel harde werkers en paar figuren die in de weg lopen.

Bij het Open Elhatri toernooi zijn we zeer fier op het feit dat we altijd een poule hebben voor 35+ deelnemers, maar bij de vrijwilligers hebben we zelfs een harde kern van 50-plussers die zo hard werken als 2 mensen van 25 jaar bij elkaar.

Puzzelen

De wedstrijdmatten heten trouwens met recht puzzelmatten. De oplossing tot het vraagstuk waarom men te weinig rode matten had voor de rand, kwam pas op zondag. Het bleek dat niet de buitenste rand, maar de op-1-na-buitenste rand rood diende te zijn; een goed bewaard scheidsrechtergeheim of zit er een te groot tijdsbestek tussen de Open Elhatri toernooien?

Zaterdagmorgen begon vroeg voor alle medewerkers van het toernooi. Gelukkig stond de koffie al klaar in de speciaal voor de medewerkers ingerichte relaxhoek. Voor relaxen was echter niet heel veel tijd. Iedereen ging vlot aan de slag. De wedstrijden konden door de goede voorbereidingen op tijd starten. De tribune zat vol met enthousiaste supporters, wat de positieve sfeer altijd ten goede komt.

De katawedstrijden verliepen keurig volgens het tijdschema. Het veld was overzichtelijk. De rugnummerstickers deden hun werk op de ruggen van de deelnemers. Coaches waren blij. De computers deden wat er van ze verwacht werden. Je zag de Wedstrijd Organisatie als het ware een zucht van verlichting slaken, totdat........ de prijsuitreiking begon.

Wat bij de voorgaande 16 toernooien nog geen enkele keer was voorgevallen, gebeurde uitgerekend nu. Er was iets mis met de prijzen. De graveringen in de medailles waren verkeerd; 3e plaats op de zilveren medailles. Gelukkig kon deze crisis bezworen worden en verliep de rest van de dag voorspoedig.

Zon

Zondag begon zonnig (letterlijk, het was heerlijk weer). En dit zette zich door gedurende de dag. De temperatuur liep daarom wel enigszins op in de zaal, wat weer scheelde bij de warming-up tijd van de kumite-deelnemers.

Zo strak als de tijdsplanning op zaterdag klopte, zo consequent was het tijdgebrek op zondag. Achteraf bleek het het gevolg te zijn van een ongeschreven tijdsplanningswet; om de formule die de tijd per poule berekend te laten kloppen, moet je er nog 10 minuten bij op tellen. Om toch uit te komen met de tijd, kwam het WOC rap met de oplossing om de wedstrijden ‘s middags 30 seconden in te korten.

Het computersysteem bij de velden was gelukkig flexibel genoeg om dit aan te kunnen. De feestelijke sfeer op de bomvolle tribune werd er niet minder om. De kumitewedstrijden verliepen goed en de 30 seconden werden eigenlijk niet gemist. Tafelmedewerkers vonden de laptop in plaats van het onhandige houten scorebord een enorme verbetering.

Bij de EHBO werden geen uitzonderlijke zaken geconstateerd. Of je moet de deelnemer die een pleister kwam halen voor een sneetje tussen de tenen, welke als voetschimmel werd gediagnosticeerd, meetellen.

Dankzij het alerte optreden van de Wedstrijd Organisatie was ook het middagprogramma op een mooie tijd afgerond.

De prijsuitreikingen op zondag verliepen gesmeerd. Wel kwam Billy Ossoko (van Elhatri) eerst niet naar het podium, toen hij werd omgeroepen. Hij voelde zich waarschijnlijk niet aangesproken toen werd aangekondigd dat Billy Osaka (wel heel toepasselijk bij zo’n Japanse vechtkunst) de 3^e prijs had gehaald.

Gefeliciteerd met een geslaagd toernooi!

Na de afsluiting van het toernooi werden alle materialen weer ingepakt en verscheept naar de opslag. Een forse taak na zo’n enerverende dag. Tussendoor werd er, moe maar voldaan, voordat iedereen huiswaarts keerde, geproost in de kantine op een geslaagd toernooi en een goede samenwerking door de toenooimedewerkers. En na hard werken is het dubbel genieten van zo’n lekkere bitterbal erbij!