Hoe verwerken wij gegevens

Privacy policy en cookieverklaring Sportcentrum Elhatri

Wij respecteren de privacy van bezoekers van zowel de sportschool als de website en dragen er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

Doeleinden van de gegevensverwerking
Als je je bij ons gaat sporten, vul je een aanmeldformulier in. Wanneer je contact met ons opneemt, deel je persoonsgegevens met ons. Deze geef je vaak zelf door, zodat we een prangende vraag kunnen beantwoorden of zodat we je (bijvoorbeeld met een nieuwsbrief) op de hoogte kunnen houden van de laatste ontwikkelingen. Maar soms geef je ons ook informatie zonder dat je het zelf actief aan ons verstuurt (bijvoorbeeld via cookies). We leggen je in deze privacyverklaring graag uit welke gegevens we van je verzamelen, waarom we deze nodig hebben, wat we hiermee doen en welke rechten je hebt. Kortom; hoe gaan wij om met jouw privacy?

Deze gegevens verzamelt Sportcentrum Elhatri:

  • Klantgegevens: onder meer je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en bankgegevens.
  • Contact met Sportcentrum Elhatri: stel je een vraag via e-mail of een contactformulier van onze website, dan bewaren we je contactgegevens en de inhoud van de gesprekken.
  • Over het gebruik van onze diensten: afhankelijk van wat je bij ons afneemt, bewaren we wanneer je traint en of je hebt betaald. Bij karate, judo, aikido en kobudo houden we ook bij welke band je hebt en wanneer je je laatste examen hebt gedaan.
  • Websitebezoek en nieuwsbrief: gegevens over onder meer het tijdstip waarop je ons bezoekt, vanaf welk apparaat en of je een e-mail opent en klikt op een link.

1.1 . Wat zijn persoonsgegevens?

Onder persoonsgegevens valt alles waardoor wij kunnen zien óf waardoor we kunnen achterhalen dat jij het bent. Dit zijn directe persoonsgegevens, zoals je naam, e-mailadres, woonadres en telefoonnummer, maar ook gegevens waardoor we gemakkelijk kunnen achterhalen dat bepaalde gegevens of acties bij jou horen, zoals bijvoorbeeld je IP-adres. Wanneer je een formulier invult op onze website, je inschrijft voor de nieuwsbrief of zelfs wanneer je alleen onze website bezoekt, geef je ons de beschikking over jouw persoonsgegevens.

1.2. Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?

Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle gegevens die verwerkt worden door Sportcentrum Elhatri of waarbij Sportcentrum Elhatri de verantwoordelijkheid draagt voor de verwerking. Hieronder vind je onze bedrijfs- en contactgegevens. Zo kun je ons te allen tijde bereiken wanneer je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons.

Vestigingsadres:
Raedeckerstraat 11
5623 EX Eindhoven
Contactgegevens:
T. +31 (0)40 – 244 04 85
E. info@elhatri.nl

Waarvoor gebruiken we jouw persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten ter zake de door ons aangeboden diensten en het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties, met inbegrip het uitvoeren van activiteiten gericht op de vergroting van het klantenbestand.

Als jij een contact- of aanmeldformulier op de website invult, een inschrijfformulier aan de balie of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die je ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van jouw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

We leggen je graag voor ieder formulier afzonderlijk uit welke gegevens we van je vragen, waarom wij deze vragen, wat we ermee doen en waar en hoe lang we jouw gegevens opslaan.

2.1. Nieuwsbrief

Om op de hoogte te blijven van o.a. nieuws, projecten en workshops, verzendt Sportcentrum Elhatri regelmatig nieuwsbrieven, waarvoor je jezelf kunt aanmelden via het aanmeldformulier op Elhatri.nl. In dit aanmeldformulier vragen we persoonsgegevens van je.

We sturen je geen nieuwsbrieven als je ons daarvoor geen toestemming hebt gegeven. Nadat je de aanmelding via de website verstuurt, ontvang je van ons een e-mail waarin je jouw aanmelding definitief moet bevestigen. Pas daarna ontvang je ook daadwerkelijk onze nieuwsbrieven.

Bij inschrijving bij Sportcentrum Elhatri geef je ons toestemming om nieuwsbrieven te versturen. Je kunt je echter te allen tijde afmelden van de nieuwsbrief, zie 2.1.4.

2.1.1. Welke gegevens verwerken wij?

In het aanmeldformulier voor onze nieuwsbrief, vragen we je om jouw naam en e-mailadres in te vullen.

2.1.2. Waarom verwerken wij deze gegevens?

Jouw e-mailadres hebben we nodig om je de nieuwsbrief te kunnen toesturen. Wanneer je jezelf via het aanmeldformulier inschrijft, geef je ons toestemming om je te mailen op het opgegeven e-mailadres.

Bij Sportcentrum Elhatri vinden we een persoonlijke benadering belangrijk en daarom richten we onze nieuwsbrieven graag aan jou persoonlijk. Om dit te doen, moeten we natuurlijk wel je naam weten. Je bent niet verplicht om deze aan ons door te geven. Wanneer je besluit om je naam er wel bij te zetten, verleen je toestemming om deze op te slaan in onze database en om deze te vermelden in de e-mails die we aan je sturen.

Voor het verwerken van nieuwsbriefaanmeldingen en voor het verzenden van de nieuwsbrieven gebruiken wij het programma Mailchimp. Mailchimp toont ons, naast de gegevens die je zelf met ons deelt, of de nieuwsbrief bij je aankomt, of je de nieuwsbrief opent, of je de links in de nieuwsbrief aanklikt en welk e-maildomein je gebruikt. We gebruiken het leesgedrag om de nieuwsbrief te verbeteren en om de inhoud beter af te stemmen op de lezers.

2.1.3. Waar slaan we jouw gegevens op?

Wanneer je jouw inschrijving voor de nieuwsbrief van Sportcentrum Elhatri verstuurt, worden je gegevens automatisch opgeslagen in Mailchimp. Mailchimp is een externe partij, gevestigd buiten de Europese Unie in de Verenigde Staten. Wanneer je je inschrijft voor de nieuwsbrief van Sportcentrum Elhatri, ga je ermee akkoord dat we jouw gegevens met hen delen. Wij hebben een overeenkomst met Mailchimp om te waarborgen dat jouw persoonsgegevens ook daar zorgvuldig worden behandeld.

2.1.4. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens zolang je staat ingeschreven voor de nieuwsbrief van Sportcentrum Elhatri. Je kunt je hier op ieder moment ook weer voor uitschrijven. Dit kan door in een van de ontvangen nieuwsbrieven op ‘Afmelden’ te klikken of door dit telefonisch of schriftelijk aan ons door te geven. Wanneer je je afmeldt via de link in de nieuwsbrief, verwijderen wij jouw persoonsgegevens binnen 30 dagen na afmelding definitief uit Mailchimp. Wanneer je direct aan ons doorgeeft dat je de nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, geldt dezelfde verwijderingstermijn. Mocht Sportcentrum Elhatri besluiten om definitief te stoppen met de nieuwsbrief, dan worden je gegevens ook nog maximaal 30 dagen bewaard.

Je kunt telefonisch, per e-mail of per post contact met ons opnemen via de contactgegevens in paragraaf 1.2.

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan een derde partij.

2.2. Contactformulier

Soms wil je graag contact met ons opnemen of een kennismakingsafspraak inplannen en daarom zijn op onze website diverse contactformulieren beschikbaar. Om jouw vraag gericht te kunnen beantwoorden en een afspraak te kunnen maken, hebben we een aantal persoonsgegevens van je nodig.

2.2.1. Welke gegevens verwerken wij?

In het contactformulier vragen we je om jouw naam, e-mailadres en telefoonnummer in te vullen en om een vraag te formuleren.

2.2.2. Waarom verwerken wij deze gegevens?

We vragen om je naam, zodat we weten met wie we contact hebben. Dit maakt een conversatie wel zo prettig en makkelijk. Wanneer je het contactformulier invult, geef je toestemming om jouw naam te bewaren totdat jouw vraag is afgehandeld en/of je afspraak is geweest.

De meeste vragen beantwoorden wij per e-mail. Om je een antwoord te kunnen sturen op jouw vraag, hebben we dus een e-mailadres nodig. Wanneer je het contactformulier invult, geef je ons toestemming om je te e-mailen met informatie die betrekking heeft op de door jou gestelde vraag.

Het invoeren van een telefoonnummer is optioneel. Wanneer je een telefoonnummer opgeeft, geef je ons toestemming om je te bellen over de vraag die je via het contactformulier hebt gesteld.

Om jouw vraag gericht te kunnen beantwoorden, vragen we je om deze te formuleren in het contactformulier. Zo kunnen we ons goed voorbereiden en je zo goed en efficiënt mogelijk helpen.

Wij gebruiken de gegevens die je ons via het contactformulier toevertrouwt niet voor andere doeleinden dan voor het beantwoorden van jouw vraag of het conformeren van de afspraak die je zelf inplant.

2.2.3. Waar slaan we jouw gegevens op?

Wanneer je het contactformulier invult, geef je toestemming om jouw persoonsgegevens te gebruiken in de onderlinge communicatie en om deze te bewaren in Partner en onze mailbox (hier komen ingevulde contactformulieren binnen). Partner is ons klantenbeheersysteem. Bij inschrijving worden jouw gegevens hier bewaard.

2.2.4. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

De persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt via het contactformulier gebruiken we alleen om contact met je te onderhouden over de vraag die gesteld is in het formulier. De gegevens worden minimaal twee maanden in onze mailbox bewaard. Als je wilt dat we deze gegevens (eerder) wissen; stuur ons een verzoek, dan doen we dit uiteraard.

De gegevens gebruiken we niet voor doeleinden anders dan het beantwoorden van de vraag die je stelt in het contactformulier.

2.3. Cookies

Klikgedrag en bezoekgegevens
Op de website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. In dit kader kan met name het IP-adres van uw computer, de eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de website.
Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt.

Google Analytics
Wij maken gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de Website gebruiken en hoe effectief onze Adwords-advertenties bij Google zoekresultaatpagina’s zijn. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie, alsook het specifieke privacybeleid van Google Analytics.
Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan ons te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

Facebook en Instagram
Op deze site zijn knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken Facebook en Instagram. Deze knoppen worden gerealiseerd door code die wordt aangeleverd door Facebook en Instagram zelf. Deze code plaatst onder meer een cookie (zie boven).
Leest u de privacyverklaring van Facebook en van Instagram (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij met uw persoonsgegevens doen die zij met deze code verwerken.

Gebruik van cookies
Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Wij gebruiken cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden. U kunt deze cookies uitzetten via uw browser, zie bijvoorbeeld deze toelichting door de Consumentenbond voor uitleg.

Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.

3. Klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Sportcentrum Elhatri verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de opdracht;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht of overeenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht;

Jouw persoonsgegevens worden door Sportcentrum Elhatri opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Het innen van verschuldigde abonnementsgelden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkerovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien jij ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

4. Sollicitaties

Ook wanneer je bij ons solliciteert verwerken we jouw persoonsgegevens. We willen weten wie jij bent, wat je kunt en hoe we je kunnen bereiken. Daarom slaan we jouw gegevens tot 1 jaar na moment van solliciteren op. Dit doen we zodat we bij vrijkomen van een functie uit ons eigen bestand kunnen vissen. Wil je dat wij jouw gegevens eerder verwijderen? Dat kan. Wanneer je contact met ons opneemt verwijderen wij jouw gegevens binnen 1 week na contact.

5. Werknemers

Wanneer je bij Sportcentrum op de loonlijst staat worden je persoonsgegevens verwerkt door een derde partij, die de loonadministratie voor werknemers van Sportcentrum Elhatri verzorgt. Deze partij zal de benodigde persoonsgegevens te allen tijde verwerken op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving (waaronder de AVG) en de (specifieke) instructies en aanwijzingen van opdrachtgever. Naam, adres, postcode, woonplaats, BSN, geboortedatum, geslacht, e-mail adres, telefoonnummer en bankrekeningnummer worden gebruikt voor het maken van loonstroken, aanleveren loongegevens bij belastingdienst, verzekeraars en fondsen.

6. Wat zijn jouw rechten?

6.1. Inzien, aanpassen, verwijderen of overdragen van uw gegevens

Te allen tijde heb je het recht om in te zien welke gegevens wij van je hebben. Zodra je aan ons kenbaar maakt dat je jouw gegevens wilt inzien, verstrekken wij deze binnen 30 dagen.

Ook heb je het recht om jouw persoonsgegevens door Sportcentrum Elhatri te laten wijzigen of om ze helemaal te laten verwijderen. Voor het wijzigen of verwijderen van je gegevens geldt dezelfde termijn als voor het inzien van de gegevens, namelijk binnen 30 dagen. Ben je een actieve klant van Sportcentrum Elhatri? In dat geval hebben wij jouw gegevens nodig voor het uitvoeren van onze overeenkomst en kunnen we deze (nog) niet verwijderen.

Ook heb je het recht om jouw persoonsgegevens te ontvangen van Sportcentrum Elhatri, zodat je deze gemakkelijk kunt overdragen aan een andere organisatie. Ook kun je Sportcentrum Elhatri vragen de informatie rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie. Dit geldt alleen voor gegevens waarvoor je ons toestemming hebt gegeven en voor gegevens die voor ons (en voor de derde partij) nodig zijn om een overeenkomst uit te voeren.

6.2. Intrekken toestemming verwerking persoonsgegevens

Wanneer je contact opneemt met Sportcentrum Elhatri, zoals omschreven in artikel 2 van deze privacyverklaring, geef je ons toestemming om bepaalde acties uit te voeren en om (in sommige gevallen) ook persoonsgegevens op te slaan. Je kunt deze toestemming te allen tijde ook weer intrekken. Wanneer je jouw toestemming wilt intrekken, kun je dit telefonisch of schriftelijk aan ons laten weten. Onze contactgegevens vind je in paragraaf 1.2.

6.3. Een klacht indienen

Wanneer je het niet eens bent met de wijze waarop Sportcentrum Elhatri omgaat met de verwerking van jouw persoonsgegevens, kun je een klacht bij ons indienen. Wanneer je er met Sportcentrum Elhatri onderling niet uitkomt heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassen privacy statement
Wij behouden ons het recht voor deze privacy statement aan te passen. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd.